第五条  印章使用应履行严格的登记制度，详细登记用印日期、事由、用印部门、批办人、使用人等事项。《印章使用登记表》由综合部统一印制，保管，登记使用完毕后或在每年年初交档案管理人员进行存档。

第六条  用印时应认真核对用印文件，明确用印内容和目的，确认符合用印手续后，方可用印，不得委托他人代取、代用印章，如确因特殊原因需由其他工作人员代用印章，必须由印章管理人员在场监印。所有用印文件，应保存一份内部签批材料存档备查。对未按审批手续办理用印的，印章管理员有权拒绝用印。

第七条  原则上不得在各类空白证书、证件、图表及其他材料上用印。因特殊原因需盖空白印章的，须经秘书长批准，并标注份数逐一编号。用印后，综合部应指定专人严格管理空白印章件，填写发出后要报综合部备案；对提供用印空白印章样式件的，经办人应要求承办方写出“空白用印责任承诺书”，经办人及承办方签字后报领导审批，确保用印安全。未用的空白印章件应全部退回综合部，由综合部进行登记销毁。

第八条  原则上不得携带印模外出用印。确因特殊原因需外出用印的，须报秘书长同意后，由综合部监印，并确保印章安全。

第九条  原印章报废需要更新的，或新设立机构需刻制新印章的，由综合部按规定提出刻制印章申请，经秘书长批准，由综合部统一报市公安局审批并刻制。新印章启用后，原有印章作废，统一按规定由综合部上缴市公安局销毁。

第十条  综合部应加强对印章使用的监督管理。对印章保管不善，造成印章丢失的；把关不严，用印后造成重大错误和损失等不良后果的；对私自留存、使用应予销毁或上交的印章；以及非法使用印章的，视情节给予当事人警告处分。触犯刑律的，移交司法部门依法处理。

第十一条  本会各种证件的使用管理：

（一）证件包含：社团登记证、税务登记证、组织代码证、各类规范格式的法人代表证明、介绍信等证件；

（二）各部门在办理业务中需借用协会相关证件的，需在《广东省注册物业管理师协会证件领用登记本》中详细记录证件类别、使用事项、使用时间、待归还时间、注明借阅的原件或复印件、类别等相关要求，报秘书长批准后，综合部给予办理借用手续。

（三）借用人在证件使用完毕后，应及时交回综合部，经综合部验收证件完好无损后，给予办理退还的登记手续；借用复印件加盖协会公章，综合部应在加盖的公章处作说“仅作为某项内容使用”和“限期使用时间”字样，经办部门未用完复印件应退回综合部统一销毁。