广东省注册物业管理师协会秘书处管理制度
借出文件档案，一般不超过一星期，如需继续借用的，须重新办理借用手续。对借出的文件要及时催还，如发现缺损、丢失或泄密违章情节的，要及时向分管领导报告，进行适当处理。
（三）归档管理
1、各部门应每季度第一个星期内将上一季度本部门举办的专项活动、专题会议、专项合同、照片等在归档范围内的有价资料、电子图片等分类整理，填写移交清单，报送综合部档案管理员办理移交手续签字后，管理员进行分类归档。
2、档案管理员应在每季度的第一个月对各部门移交的各类文书档案进行分类归档，对内容不详细或无记录的文书、照片说明等要及时向主办部门了解。
3、对外单位来文及协会行文的已办结的文件，由综合部档案管理员每月第一周对上月文书进行分类整理、归档。
4、对文件的逐级审批意见，任何人不得随意涂改。对已审核完结文件进行及审批意见进行撰改的，一经发现，予以追究。
5、档案管理员应每年度进行销毁各类列为短期的档案和文件，要严格按照档案法规定，进行造册登记，经领导批准，方可进行销毁。否则予以追究，情节严重的要给予处分。
第五条 本办法自公布之日起执行。
二○一三年 月 日
第六节 广东省注册物业管理师协会印信管理制度
第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质，依据《广东省行业协会条例》、《物业管理师制度暂行规定》和本协会《章程》制定本制度。
第二条 秘书长（法人代表）是本会印信管理的负责人，秘书长授权统一由综合部负责印章和各类证照管理和使用。管理员应选派政治可靠、严守纪律、责任心强的人员专职负责印章和证照管理。
第三条 印章和证件必须由保管人统一保管，不得转借他人。建立印章管理卡，以及《印章使用登记册》和《证件领用登记本》。
第四条 印章的使用范围：
（一）对一般对外交流、普通简便式的文件由部门分管领导批示后给予加盖秘书处印章；
（二）对协会正式编号发文的文件，经审批正式编号后给予加盖公章；
（三）对签订的合同，协议，按合同审批程序审批后，单位负责人在合同中签字后，加盖合同专用章；
（四）对专业委员会下发的文件，按发文审批手续正式编号后，经专业委员会主任确认后，加盖专业委员会印章；
（五）对协会组织开展的各类培训，证书年审，需经秘书长批示后给予加盖证书专用章；
（六）财务专用章由本会主管会计负责保管，按协会财务管理的制度使用印章。