第三条  发文审批及管理。

（一）凡以“广东省注册物业管理师协会”字头编正式文号行文或用协会简便信签的请示、报告、通知、通报、函、纪要、决定性等文件，由事项经办部门起草后，填写《秘书处发文审批表》，注明简要内容和提出初步处理意见，报综合部审核文字内容及行文规范后，送分管领导审批。

（二）分管领导对起草部门根据事项的重要程度，对正式编号行文的提出处理意见报送秘书长或会长审批；

（三）凡向上级相关部门上报的，属紧急、重要的“机密”、“秘密”或带有保密性质的事宜，均由秘书长指定由专人负责传递。

（四）代相关单位起草的文件，由指定人员起草，分管领导审阅后报秘书长审批。对联合发文的，以我会为主的，按秘书处文件审批程序办理。

（五）对向外发出的文件、资料，一般在一日内发出，传真上报的，做到不积压，无误无漏；凡有秘密内容的事项，一律不准用明传方式发送。

（六）秘书处的各类文件的发文统一由综合部收发文管理员负责对领导批准后的文书统一编号，加送主题词、抄送和分送部门、发文日期、印刷数量进行印刷、盖章，由综合部负责统一送发。对重要的文件指定专人负责送达。

（七）文件制发坚持谁制发谁负责的原则，各类文件的校对由起草人负责，凡下发或上报的文件中出现错字、漏字、行文不规范的，文件制发人负主要责任。

第四条  文书归档管理

（一）归档范围：

1、秘书处及各部门的工作计划、总结、各类专题总结报告；

2、协会主要领导的发言稿；

3、各项专题方案，重要专项活动和经验总结；

4、各类会议照片、摄影片、DVD片、录音、录像（以上含文字说明），专项会议纪要，被刊登的文章，指导及经验介绍，专项项目合同；

5、秘书处各部门起草发文的文书，会议纪要，决定、条例、规章制度，委托书、协议、合同以及外单位来文处理件，秘书处定期剪报；

6、秘书处人事档案、党组文件等具有参考保存价值的文件。

（二）管理员职责：

1、管理员应按国家规定的《文书档案管理办法》对立卷的文件和案卷，按照规定进行分类、编目和归卷。

2、管理员要忠于职守，遵守纪律，认真执行各项制度规定。需归档的文书档案，做到文件齐全，排列整齐，查找方便。

3、管理员应对正式编号处理或正式发文编号完结的文件，及时向相关部门或人员催收、归档。

4、对借阅的文书档案，借阅人应填写《借阅文件档案登记本》，经综合部负责人批准，办理登记签收手续，方可借阅或借出。