第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质，依据《广东省行业协会条例》、《物业管理师制度暂行规定》和《广东省注册物业管理师协会章程》（以下简称《章程》），制定本制度。

第二条 秘书长（法人代表）是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部门依照本管理制度履行职责。

第三条 本会秘书处行文使用两个文号，即“粤注物管师协×字”和“粤注物管师协秘×字”。“粤注物管师协×字”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员等的正式文件，使用该文号时需加盖本会的公章；“粤注物管师协秘×字”是以本会秘书处的名义发出的文件，主要是各部门具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，使用该文号时需加盖本会秘书处的印章。

第四条 本会对各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承应等工作。

第五条 本会以“粤注物管师协×字”发出的各类文件需经本会会长签发，以“粤注物管师协秘×字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。

第六条 本会行文执行等级制度，由秘书处专人负责 。

第七条 本会各类文件行文需使用《广东省注册物业管理师协会行文呈批表》。

第八条 本会对各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第九条 本会秘书处应根据来文来函的保密等级填写《广东省注册物业管理师协会文件传阅处理表》，报秘书长或本会的相关领导阅批。

第十条 本会秘书处的对外发文及收文应在当年年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十一条 本会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十二条 本会秘书处负责印章的刻制、保管和作用记录，并设专人负责此项工作。

第十三条 “广东省注册物业管理师协会”、“广东省注册物业管理师协会秘书处”印章使用的审批权限由本会理事会审议核定。

第十四条 本会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。